Reisekostenpauschale (Verpflegungsmehraufwand) ist ein steuerlicher Begriff, der die pauschale Abgeltung von zusätzlichen Kosten für Mahlzeiten während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit beschreibt. Gesetzlich verankert ist diese Regelung im Einkommensteuergesetz, genauer in § 9 EStG, der die Werbungskosten(Werbung, Affiliate-Link zu amazon.de – § 5a Abs. 4 UWG) für Arbeitnehmer definiert. Wenn Beschäftigte oder Selbstständig(Werbung, Affiliate-Link zu amazon.de – § 5a Abs. 4 UWG)e aus beruflichen Gründen außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte und außerhalb ihrer eigenen Wohnung unterwegs sind, entstehen ihnen in der Regel höhere Kosten für Essen und Trinken. Um diese Mehrkosten steuerlich geltend zu machen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet zu bekommen, greifen die gesetzlichen Pauschbeträge. Für das Jahr 2026 gelten bei Inlandsreisen weiterhin die festen Sätze von 14 Euro für eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden ohne Übernachtung sowie für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen. Für volle 24 Stunden Abwesenheit von der Wohnung beträgt die Pauschale 28 Euro. Bei Auslandsreisen gelten abweichende, länderspezifische Pauschbeträge, die das Bundesfinanzministerium regelmäßig anpasst.
Im praktischen Alltag betrifft die Reisekostenpauschale Millionen von Arbeitnehmern im Außendienst, auf Montage, bei Fortbildungen oder auf klassischen Geschäftsreisen. Auch Freiberufler und Gewerbetreibende nutzen diese Pauschalen, um ihren Gewinn steuerlich zu mindern. Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, diese Beträge steuer- und sozialversicherungsfrei mit der monatlichen Lohnabrechnung auszuzahlen. Tut er dies nicht oder nur teilweise, kann der Arbeitnehmer die Differenz in seiner jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten ansetzen. Dies mindert das zu versteuernde Einkommen und führt in der Regel zu einer Steuererstattung. Wer genau wissen möchte, wie sich solche steuerfreien Erstattungen auf das monatliche Nettoeinkommen auswirken, kann dies mit dem Brutto-Netto-Rechner auf rechn24.de simulieren. Dabei ist zu beachten, dass vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten, wie etwa ein Frühstück im Hotel, die Pauschale kürzen. Für ein Frühstück werden 20 Prozent des vollen Tagessatzes abgezogen, für ein Mittag- oder Abendessen jeweils 40 Prozent.
Mit Blick auf die kommenden Jahre wird immer wieder über eine Anpassung der Beträge an die allgemeine Preisentwicklung diskutiert. Geplant ab 2027 ist eine mögliche Dynamisierung der Pauschalen, um die gestiegenen Lebenshaltungskosten und Gastronomiepreise besser abzubilden. Ein erster Versuch, die Sätze auf 15 Euro beziehungsweise 30 Euro anzuheben, war in der Vergangenheit im Vermittlungsausschuss gescheitert, bleibt aber eine zentrale Forderung von Wirtschaftsverbänden. Bis zu einer gesetzlichen Neuregelung müssen Steuerpflichtige ihre Reisekostenabrechnungen weiterhin mit den geltenden Werten von 14 Euro und 28 Euro kalkulieren. Es empfiehlt sich, alle Reisetage und Abwesenheitszeiten genau zu dokumentieren, um bei Rückfragen des Finanzamts entsprechende Nachweise vorlegen zu können.